כדי להבין את מהותה של הקפיטריה המשרדית והשפעתה על העובדים נחזור אחורה בזמן למאה הקודמת. ארוחות נאכלו בעיקר בבית, היות וזמן השהייה במקום העבודה היה קצר משמעותית מהיום. אבל התקדמות הטכנולוגיה ושינויים סוציולוגים גרמו להתארכות יום העבודה ועימו הצורך לאכול ארוחת צהרים מחוץ לבית. פתרון זמין ומהיר להאכלת העובדים היו הקפיטריות משרדיות, קנטינות מקומיות ובתי קפה שצצו כפטריות אחרי הגשם. המטרה היתה פרקטית – לאכול כמה שיותר מהר כדי להספיק לחזור מהפסקת הצהריים לעבודה. אפילו ניתן להן שם: ׳ארוחה באכילה ביד אחת׳, שנאכלו במהירות על דלפק המזנון.
ככל שהתפתח המשרד כפי שאנו מכירים אותו, כך גם התפתחה הקפיטריה, הפסקות מסודרות לארוחת צהריים הפכו נפוצות יותר ומוגדרות בזמן וכללו מקומות ישיבה ושירותי מזון.
כיום המודרניזציה גובה מחיר כבד מהעובדים – העומס והלחץ לסיים פרויקטים במשרד גורמים לצמצום הנוכחות בקפיטריות וחזרה של 100 שנים אחורה – לאכילה מהירה ועגומה מעל המקלדת בשולחן.
האתגר הוא להוציא את העובדים מחללי העבודה האישיים אל חלל משותף – ואיזור הקפיטריה המשרדית נותן מענה בדיוק לזה. הוא מייצר מקום מפגש והתכנסות לכל המשרד. התקדמות הטכנולוגיה עזרה לכך שעובדים יכולים לקיים ישיבות ופגישות צוות גם בחללים המשותפים. ההבנה היא שכדי למשוך את העובד, הקפיטריה צריכה לעשות יותר מאשר רק לספק מקום לארוחה, הן צריכות להיות מעוצבות כך שאנשים ירצו לקום ולעזוב את השולחן האישי ולעבור למרחב עבודה חליפי, מעוצב, מגרה ובעל חווית משתמש ייחודית.
